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Politique sur la protection des renseignements personnels

1) Objectifs de la politique

Cette politique vise à vous informer de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Elle vous explique également les façons de consulter vos renseignements personnels, de les mettre à jour et de faire une demande d’accès ou de rectification.

Veuillez également consulter les Conditions d’utilisation de notre site internet.

2) Renseignements collectés et utilisation de ces renseignements

Nous collectons certains renseignements nécessaires à l’exécution de nos divers mandats prévus par la Loi sur l’assurance automobile. Ces renseignements peuvent également être utilisés pour améliorer et développer nos services ainsi qu’à des fins de statistiques. Vous trouverez ci-après plus de détails quant à nos pratiques selon les services offerts pour l’exécution de nos mandats:

Estimation

Lorsque vous présentez une demande d’obtention d’un Certificat de qualification ou que vous vous inscrivez à une formation pour avoir accès à ce Certificat, nous vous demandons certains renseignements, dont vos coordonnées personnelles, votre photo, votre curriculum vitae, vos renseignements scolaires, et ce, afin de démontrer votre admissibilité et vous identifier. Pour plus d’information sur les renseignements requis, veuillez consulter l’encadrement de la qualification des estimateurs en dommages automobiles.

Pour des fins de contrôle de la qualité et du respect des normes, directives et procédures en matière d’estimation de dommages par les estimateurs, nous recueillons divers renseignements pour votre dossier d’estimateur, de contrôle et de vérification; notamment votre photo, votre curriculum vitae, vos coordonnées personnelles et vos renseignements scolaires.

Nous recueillons également des renseignements pour des fins de statistiques notamment les groupes d’âge et d’expérience dans lesquels vous vous situez.

Dans le cadre du processus disciplinaire des estimateurs, nous recueillons les renseignements nécessaires pour déterminer si une faute professionnelle a été commise. Les renseignements recueillis  peuvent comprendre le nom et les coordonnées du plaignant, des précisions sur les allégations, les opinions et points de vue du plaignant et des autres témoins. De plus, certains autres renseignements peuvent être recueillis selon la nature de la plainte et de l’enquête.

Centre d’information sur les assurances et mécanisme d’accès à l’assurance automobile

Le Centre d’information sur les assurances (CIA) vous offre différents services afin de vous informer et de vous accompagner lors de la souscription de vos assurances automobile ou encore lors d’un sinistre.

Pour bien vous accompagner, le CIA  peut collecter certains renseignements selon les services requis. Ces informations sont également recueillies aux fins de statistiques et pour effectuer des sondages auprès de vous. Les conversations téléphoniques et les séances de clavardage sont enregistrées pour améliorer nos services. Si vous ne souhaitez pas être enregistré ou sondé, nous vous invitons à le mentionner à l’agent afin qu’il vous rappelle à partir d’une ligne non enregistrée ou retire votre nom de la liste remise au sondeur.

Lorsque vous avez des questions concernant vos droits et obligations en matière d’assurance automobile, nous vous demandons généralement votre nom, numéro de téléphone, ville et nom de votre assureur.

Si vous souhaitez que nous effectuions une intervention auprès de votre assureur ou auprès d’un tiers dans le but de répondre à vos questions ou pour tenter de trouver une solution aux problèmes que vous avez soulevés, nous vous demanderons des renseignements supplémentaires nécessaires à notre intervention tels que votre courriel, adresse, numéro de police d’assurance, type de couverture, montant de votre prime.

Si vous avez de la difficulté à assurer votre véhicule, nous vous offrons un service d’assistance gratuit. Vous devez compléter le formulaire prévu à cet effet. Selon l’étude de votre dossier, nous pourrions vous demander des renseignements supplémentaires.

Fichier central des sinistres automobiles (FCSA)

Nous sommes autorisés par l’Autorité des marchés financiers à recueillir auprès des assureurs les renseignements concernant l’expérience en conduite automobile des personnes qu’ils assurent. Ces renseignements constituent votre dossier de sinistres au FCSA et reflètent le dossier de l’assureur.

Lors d’une demande d’accès ou de rectification ou de l’utilisation de notre service de consultation et de correction de votre dossier de sinistre au FCSA, nous vous demandons notamment de vous identifier et de nous transmettre une image lisible de votre permis de conduire. Votre numéro de permis de conduire nous permet d’effectuer la recherche dans le FCSA. Afin de répondre à votre demande de rectification ou de correction, nous vérifierons également  auprès de l’assureur les renseignements contenus à son dossier et qui concernent les circonstances du sinistre.

Pour plus d’information concernant notre service de consultation et de correction ou pour effectuer une demande d’accès ou de rectification.

3) Consentement

Nous pouvons obtenir votre consentement par différentes méthodes en fonction des circonstances et du type de renseignements collectés. Votre consentement peut être explicite ou implicite. Il est fourni de manière verbale, écrite ou par voie électronique, par vous ou par une personne que vous avez mandatée à cette fin.

Dans certaines circonstances, nous pouvons vous demander des renseignements personnels concernant d’autres personnes notamment lorsque vous utilisez le mécanisme d’accès  à l’assurance automobile. Lorsque vous fournissez les renseignements personnels d’une autre personne, vous vous engagez à obtenir son consentement à nous transmettre ces renseignements et à les utiliser conformément à cette Politique sur les renseignements personnels.

Certains renseignements pourraient être nécessaires afin de vous fournir une réponse complète.

4) Informations recueillies automatiquement sur notre site Internet (« Cookies »)

Lorsque vous naviguez sur notre site, nous collectons des informations pour produire des statistiques sur les activités des visiteurs et pour analyser les comportements de navigation. Cette collecte se fait à l’aide de fichiers témoins (« cookie ») installés de manière temporaire sur votre équipement informatique. Pour recueillir ces informations, nous utilisons Google Analytics. Pour plus d’information, consultez les Conditions d’utilisation.

5) Qui peut consulter vos renseignements?

Nous prenons les mesures de sécurité nécessaires et appropriées pour assurer la confidentialité des renseignements personnels que nous conservons.

Seuls nos employés et nos fournisseurs de services qui ont besoin de vos renseignements pour s’acquitter de leurs tâches y ont accès. Nous n’utiliserons pas et ne communiquerons pas vos renseignements personnels à d’autres fins sans votre consentement ou à moins que la loi ne nous y autorise.

6) Conservation et destruction de vos renseignements

Vos renseignements seront conservés pendant la période où ils sont nécessaires. La durée varie donc selon les services et la nature des renseignements. Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ceux-ci sont détruits, supprimés ou rendus anonymes, et ce, de manière sécuritaire.

7) Accès à vos renseignements et demande de rectification

Attention : Pour les demandes d’accès ou de rectification à votre dossier de sinistres au Fichier central des sinistres automobiles (FCSA), les demandes doivent être effectuées selon la procédure prévue.

Vous pouvez faire une demande écrite d’accès à vos renseignements personnels. Cette demande vous permet de consulter gratuitement les renseignements à votre dossier et d’en obtenir une copie moyennant des frais raisonnables.

Si vos renseignements personnels sont incomplets, inexacts ou équivoques, vous pouvez nous faire une demande de rectification écrite

Veuillez transmettre votre demande d’accès ou de rectification à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Groupemement des assureurs automobiles
1981, avenue McGill College, bureau 620
Montréal (Québec) H3A 2Y1

Vous pouvez aussi transmettre votre demande d’accès ou de rectification par courriel à responsable_renseignements_personnels_gaa@gaa.qc.ca

Nous vous répondrons dans les 30 jours suivants la réception de votre demande.

Si vous n’êtes pas satisfaits de notre réponse ou vous n’avez pas eu de réponse à votre demande, vous pouvez faire une demande d’examen de mésentente. Cette demande doit être adressée à la Commission d’accès à l’information.

8) Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour poser une question ou formuler des commentaires vis-à-vis notre Politique sur la protection des renseignements personnels, nos pratiques, sur vos droits, le dépôt d’une plainte ou autres, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse responsable_renseignements_personnels_gaa@gaa.qc.ca ou par courrier à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Bureau d’assurance du Canada
1981, avenue McGill College, bureau 620
Montréal (Québec) H3A 2Y1

9) Modification

Nous pouvons modifier cette politique en tout temps en indiquant la date de mise à jour dans la politique.

 

Mise à jour le 21 septembre 2022

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